Buchungssystem für Campingplätze
Der Projektpartner
Campingplatz Flüggerteich ist ein familiär betriebener Campingplatz auf der Insel Fehmarn. Mit mehreren Zeltplätzen, romantischen Bauwagen, Campinghäusern, einem Kinderteich, Streichelziegen und viel Liebe zum Detail bietet er eine Wohlfühloase für Familien und Campingfreunde.
Die Problemstellung
Die Alltagsprozesse auf dem Campingplatz sollten für das betreibende Paar durch eine digitale Lösung vereinfacht werden. Die vielen Anforderungen an das Buchungssystem, wie automatisierter E-Mail-Versand , Rechnungserstellung, das einfache Überblicken von Reservierungen und Belegungen einzelner Stellplätze, und die allgemeine Verwaltung der (wiederkehrenden) Gäste sollten zentral verwaltet werden. Dabei sollte die Plattform so flexibel wie möglich gestaltet werden, um den ebenfalls flexiblen Buchungsanforderungen des Campingplatzes gerecht zu werden.
Die Lösung
Zur Lösung dieser Anforderungen hat das Buchungssystem Campingplatz eine Vielzahl an Features, die sich flexibel an die Campingplatzbedürfnisse anpassen.
Der Buchungsassistent ermöglicht
- die zentrale Verwaltung der E-Mail Kommunikation,
- den automatischen E-Mail Versand,
- E-Mail Vorlagen,
- Statusverwaltung der Buchungen,
- wichtige Informationen zu den Gästen uvm.
Der gesamte Buchungsprozess wird hierbei digital abgedeckt. Außerdem können verschiedene Preismodelle in dem System gespeichert werden, die sich bspw. zwischen der Haupt- und Nebensaison unterscheiden.
Das digitale Abbild des Campingplatzes mit den einzelnen Stellplätzen und den unterschiedlichen Farben ermöglicht den Nutzenden der Buchungsplattform jederzeit den Überblick über die aktuelle Belegung sowie die anstehenden An- und Abreisen zu behalten und liefert darüber hinaus wichtige Informationen, wie z.B. den Reinigungsplan. Denn sobald ein Gast aus einem Mietobjekt abgereist ist , teilt das System in einer separaten Reinigungstabelle automatisch mit, dass dort gereinigt werden muss. Anhand der Einfärbung der Stellplätze / Mietobjekte im digitalen Abbild des Campingplatzes ist erkennbar, ob
- der Stellplatz / das Mietobjekt aktuell belegt ist
- am jeweiligen Tag eine An- oder Abreise ansteht
- und, wenn eine Abreise ansteht, ob der Nachmieter am selben Tag anreisen wird.
Mit dem Buchungssystem werden zudem flexible Buchungen koordiniert. Ob eine Person mit einem Hund anreist, oder verschiedene Gäste einer Gruppe zu unterschiedlichen Daten anreisen - die verschiedenen Buchungsanforderungen und Preisdetails werden durch das Buchungssystem berechnet und automatisch an die Rechnung angehängt. Auch die Kurtaxe mit den teils komplizierten und speziellen Anforderungen kann im Buchungssystem automatisch berechnet und der Rechnung beigefügt werden.
Mit den Statistiken kann der Umsatz, oder auch die Anzahl der Gäste pro Land überblickt werden. Mit der DATEV-Integration wird den Nutzenden bei der Steuererklärung unter die Arme gegriffen und die relevanten Daten können benutzerfreundlich verwaltet werden.
Speziell für den Campingplatz Flüggerteich wurde zusätzlich ein Brötchenservice digital aufgestellt. Gäste können auf Wunsch digital Brötchen vorbestellen, welche von einem lokalen Bäcker gebacken und am nächsten Tag zum Campingplatz geliefert werden. Der Rechnungsbetrag wird automatisch in der Rechnung an den Gast berücksichtigt.
Weiterentwicklung und Ausblick
Durch die verschiedenen Anforderungen des Campingplatzes Flüggerteich ist das Buchungssystem so gestaltet worden, dass es flexibel angepasst werden kann. Somit ist es auch auf andere Campingplätze übertragbar und kann individuell auf diese zugeschnitten werden . Darüber hinaus kann das Buchungssystem allgemein in der Objektvermietung (Häuser, Wohnungen,...) genutzt werden, um die Buchungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Durch diese Automatisierungen sparen sich die Nutzenden viel Zeit und erleichtern sich dabei die Koordination ihrer Stellplätze und Zimmer.
